Onboarding i offboarding pracowników pod presją czasu. Technologia może uprościć część procesów

29 września 2026

Zmiany kadrowe są stałym elementem funkcjonowania zarówno mniejszych firm, jak i dużych organizacji. Każde zatrudnienie nowej osoby, a później zakończenie współpracy, oznacza szereg procesów organizacyjnych: od przekazania informacji i uprawnień, przez dostęp do biura, po zwrot sprzętu i odebranie dostępów. Coraz więcej z tych działań może być wspieranych przez rozwiązania cyfrowe.

Pierwsze tygodnie zatrudnienia mają istotne znaczenie dla doświadczenia nowego pracownika. O.C. Tanner, na podstawie badań realizowanych przez swój instytut, wskazuje pierwsze 45 dni zatrudnienia jako szczególnie istotny okres procesu wdrożenia. Firma co roku publikuje Global Culture Report poświęcony m.in. zaangażowaniu, kulturze organizacyjnej i doświadczeniom pracowników. Z kolei Enboarder, firma specjalizująca się w automatyzacji procesów HR, zwraca uwagę na koszty związane z odejściem pracownika w pierwszych miesiącach zatrudnienia.

Dane te pokazują, że onboarding nie kończy się na podpisaniu dokumentów i przekazaniu podstawowych informacji. Duże znaczenie ma również to, jak szybko nowa osoba może zacząć swobodnie funkcjonować w organizacji.

– Dla zespołów HR jednym z wyzwań jest dziś połączenie dobrego doświadczenia pracownika z efektywną obsługą wielu procesów administracyjnych. Technologia nie zastąpi kontaktu z drugim człowiekiem, ale może przejąć część powtarzalnych czynności i dzięki temu pozostawić więcej czasu na działania wymagające bezpośredniego zaangażowania zespołu

– mówi Maciej Grabowski z Blue Bolt.

Jednym z takich procesów jest zarządzanie dostępem do biura, parkingów czy wybranych przestrzeni firmy. Tradycyjnie uprawnienia są często przypisywane do fizycznej karty. Alternatywą są rozwiązania mobilne, w których dostęp może być nadawany cyfrowo i zarządzany zdalnie.

Blue Bolt jest jednym z przykładów takiego rozwiązania. Aplikacja umożliwia zarządzanie dostępami do biur i parkingów, a także przekazywanie pracownikom informacji związanych z funkcjonowaniem w danej przestrzeni.

Elastyczność staje się częścią Employee Experience

Zmiany w modelu pracy sprawiają, że coraz większego znaczenia nabiera możliwość elastycznego korzystania z biura i jego infrastruktury.

– W modelu hybrydowym ważna jest przede wszystkim wygoda. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie ma się pojawić, z jakiej przestrzeni może skorzystać i jakie zasoby są dla niego dostępne. Im mniej dodatkowych czynności organizacyjnych wymaga to od pracownika i zespołów obsługujących biuro, tym płynniejsze jest całe doświadczenie

– zauważa Michał Kozłowski, współzałożyciel Digital Real Estate oraz ekspert Workday.

W procesie wdrożenia technologia może wspierać również przekazywanie podstawowych informacji: dotyczących sposobu poruszania się po budynku, zasad korzystania z poszczególnych przestrzeni czy dostępnych udogodnień.

Nie oznacza to automatyzacji całego onboardingu. Bezpośredni kontakt z menedżerem, zespołem czy osobą odpowiedzialną za wdrożenie pozostaje kluczowy. Cyfryzacja może natomiast ograniczyć liczbę prostych czynności administracyjnych wykonywanych ręcznie.

Offboarding: ważne jest nie tylko odzyskanie sprzętu

Podobne wyzwania pojawiają się przy zakończeniu współpracy. Oprócz zwrotu sprzętu firma musi również zadbać o odebranie pracownikowi odpowiednich uprawnień.

W organizacjach działających w modelu hybrydowym proces zwrotu firmowego sprzętu może trwać dłużej niż w przypadku pracy stacjonarnej. Synetic Technologies, firma specjalizująca się w zarządzaniu cyklem życia urządzeń IT, zwraca uwagę, że w zależności od sposobu organizacji zwrotu proces ten może potrwać od kilku dni do nawet kilku tygodni.

Równolegle trzeba pamiętać o dostępach do biur, parkingów i innych firmowych przestrzeni. W przypadku fizycznych kart wymaga to odzyskania nośnika lub jego dezaktywacji w systemie. Przy rozwiązaniach cyfrowych uprawnienie może mieć określony termin obowiązywania lub zostać zdalnie wyłączone.

– Dostęp możemy powiązać z konkretnym użytkownikiem i okresem, w którym powinien obowiązywać. Może być też zintegrowany z systemem kadrowym. Dzięki temu nadawanie i odbieranie uprawnień, niezależnie od tego czy są to pracownicy czasowi, na pełen etat, czy na część, pojawiający się w wybrane dni tygodnia stają się elementem jednego procesu, a nie dodatkowym zadaniem wykonywanym niezależnie

– wyjaśnia Maciej Grabowski z Blue Bolt.

W Blue Bolt dostęp może być realizowany m.in. za pomocą kodu QR lub rozwiązania mobilnego. System umożliwia również tworzenie harmonogramów dostępów odpowiadających zasadom obowiązującym danego użytkownika.

Od dostępu do danych o wykorzystaniu biura

Cyfrowe narzędzia wykorzystywane w biurach coraz częściej wykraczają poza samo otwieranie drzwi. Mogą wspierać rezerwowanie sal konferencyjnych, szafek i miejsc parkingowych, przeprowadzanie ankiet czy organizowanie wewnętrznych inicjatyw pracowniczych.

Dzięki temu dane z różnych elementów funkcjonowania biura mogą być gromadzone w jednym środowisku.

– Analiza danych pozwala lepiej zrozumieć, w jaki sposób wykorzystywana jest przestrzeń. Organizacja może zobaczyć np. zainteresowanie poszczególnymi zasobami czy sposób korzystania z biura w różnych okresach. Takie informacje mogą wspierać decyzje dotyczące organizacji przestrzeni i jej kosztów

– mówi Maciej Grabowski.

Podobny mechanizm może być wykorzystywany w przypadku parkingów. Cyfrowe nadawanie dostępu pozwala udostępnić miejsce nie tylko pracownikowi, ale także gościowi lub zewnętrznemu współpracownikowi bez konieczności przekazywania fizycznej karty.

Dane coraz ważniejsze także z perspektywy ESG

Jedną z korzyści cyfryzacji procesów związanych z funkcjonowaniem biura jest również możliwość ich łatwiejszego mierzenia.

Dane zbierane w aplikacji Blue Bolt mogą być porządkowane i analizowane, dzięki czemu organizacja zyskuje lepszy obraz sposobu wykorzystywania biura, parkingów czy innych zasobów.

Ma to znaczenie nie tylko z perspektywy zarządzania nieruchomością i Employee Experience. W przypadku danych odpowiadających wskaźnikom monitorowanym przez firmę mogą one również wspierać przygotowywanie analiz i zestawień wykorzystywanych na potrzeby raportowania ESG.

W praktyce oznacza to przejście od procesu, który trzeba odtwarzać na podstawie informacji z różnych źródeł, do rozwiązania, w którym część danych jest dostępna w jednym miejscu i może być regularnie porównywana. To właśnie możliwość mierzenia efektów, a nie sama cyfryzacja dla cyfryzacji, staje się jednym z istotnych argumentów za wprowadzaniem technologii do codziennego funkcjonowania biura.