Niektórzy cudzoziemcy będą musieli osobiście zgłosić się po PESEL – uderzy to w zagraniczne zarządy spółek w Polsce

09 grudnia 2025

Warszawa, 9 grudnia 2025 r. – Od 1 stycznia 2026 r. procedura uzyskania numeru PESEL przez cudzoziemców z państw trzecich stanie się zdecydowanie bardziej restrykcyjna. „Dotychczas każdy cudzoziemiec mógł złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL korespondencyjnie lub przez pełnomocnika. Po zmianie określona grupa cudzoziemców będzie musiała osobiście stawić się w urzędzie. Zmiana ta istotnie wpłynie na zagranicznych członków zarządów spółek działających w Polsce, którzy będą ubiegać się o numer PESEL” – mówi Anna Panek, radca prawny specjalizujący się w prawie pracy z kancelarii Wolf Theiss.

Ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa modyfikuje przepisy dotyczące składania wniosków o nadanie numeru PESEL. Nowe regulacje wprowadzą obowiązek osobistego stawiennictwa dla cudzoziemców ubiegających się o numer PESEL, którzy nie są obywatelami państw UE, EFTA, Szwajcarii (wraz z członkami ich rodzin) ani – w określonym zakresie w Umowie o wystąpieniu Wielkiej Brytanii z UE – Wielkiej Brytanii i ich rodzin. Obowiązek nie obejmie jedynie dzieci urodzonych w Polsce.

"Nowe przepisy znacząco utrudnią uzyskanie numeru PESEL przez cudzoziemców, którzy nie mieszkają w Polsce, a należą do grupy objętej obowiązkiem osobistego stawiennictwa. W przypadku powołania nowego członka zarządu będącego cudzoziemcem z tej grupy, konieczność przyjazdu do Polski wyłącznie w celu złożenia wniosku stanie się dodatkowym wyzwaniem – zarówno organizacyjnym, jak i finansowym" - komentuje Anna Panek, z kancelarii Wolf Theiss.

W przypadku cudzoziemców, którzy nie są zameldowani w Polsce, wniosek o nadanie numeru PESEL należy złożyć w urzędzie gminy. Wniosek musi być odpowiednio uzasadniony – oznacza to konieczność wskazania faktycznej podstawy prawnej, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL przez osobę wnioskującą.

"Numer PESEL odgrywa kluczową rolę w wielu procesach administracyjnych i korporacyjnych: od składania sprawozdań finansowych, przez założenie profilu zaufanego, po różnego rodzaju deklaracje czy oświadczenia podatkowe. Choć formalnie PESEL nie jest wymagany, w praktyce jego brak często uniemożliwia wykonanie niektórych obowiązków wobec instytucji publicznych" – podkreśla Anna Panek, z kancelarii Wolf Theiss.

W praktyce firmy będą musiały przygotować się na organizację wizyt w urzędach gmin dla swoich zagranicznych członków zarządów oraz zaplanować proces uzyskania numeru PESEL z odpowiednim wyprzedzeniem, uwzględniając konieczność przyjazdu do Polski.

Dodatkowo Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada kolejne zmiany, w tym wprowadzenie podstawy prawnej do ograniczenia nadawania numeru PESEL cudzoziemcom, którzy jako jedyny powód wskazują konieczność potwierdzenia profilu zaufanego.

O Wolf Theiss

Założona w 1957 r., kancelaria Wolf Theiss jest jedną z wiodących firm prawniczych w Europie Środkowej, Wschodniej i Południowo-Wschodniej (CEE/SEE). Kancelaria zbudowała swoją reputację dzięki bezkonkurencyjnej wiedzy lokalnej, wspieranej przez silne umiejętności współpracy międzynarodowej. Z +400 prawnikami w 13 krajach oraz centralnym hubie europejskim w Brukseli, ponad 80% pracy kancelarii koncentruje się na transgranicznym doradztwie dla międzynarodowych klientów.

W Albanii, Austrii, Bośni i Hercegowinie, Bułgarii, Brukseli, Chorwacji, Czechach, Węgrzech, Polsce, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii i Ukrainie, Wolf Theiss reprezentuje lokalne i międzynarodowe przedsiębiorstwa przemysłowe, handlowe i usługowe, jak również banki i firmy ubezpieczeniowe. Łącząc prawo i biznes, Wolf Theiss opracowuje kompleksowe i konstruktywne rozwiązania w oparciu o prawne, podatkowe i biznesowe know-how.